Klantenservice Playbook

Klantenservice op automaat Snelle, correcte antwoorden

Minder tijd aan standaardvragen, meer tijd voor de klant die je echt nodig heeft. Werkt met ChatGPT, Claude of Gemini.

PlaybookAlgemeen7 promptsGratis PDF

Waarom deze automaat

Klantenservice is zelden ingewikkeld, maar wel eindeloos herhalend. Dezelfde vragen over openingsuren, retours en levertijden vreten uren op die je liever aan echte problemen besteedt. AI neemt die herhaling van je over, zodat jij overhoudt wat telt: menselijk contact op de momenten die tellen.

In dit playbook staan zeven prompts die je service sneller en warmer maken. Van een chatbot die je FAQ kent tot een antwoord op een woedende review: telkens vertrek je van een sjabloon dat je vult met je eigen situatie.

De gouden regel blijft: AI helpt je sneller een goed antwoord vinden, maar de klant voelt wanneer een antwoord oprecht is. Lees altijd na en zorg dat de toon menselijk blijft.

Wat zit erin

FAQ-chatbotEen system prompt die klopt en klinkt als jij.
Klacht de-escalerenEen boze klant terug tot rust brengen.
Reviews beantwoordenOp positief en negatief, met stijl.
Retour en garantieDuidelijke antwoorden op lastige vragen.
Meertalig antwoordenDezelfde warmte in elke taal.
Naar een mens?Weten wanneer je moet doorschakelen.
FAQ opbouwenBouw je kennisbank met AI als hulp.

Voorproefje

System prompt voor een FAQ-chatbot

De basis van elke chatbot is een goede instructie. Deze prompt zet de spelregels vast: wat de bot wel en niet mag zeggen, en in welke toon.

Je bent de virtuele assistent van [bedrijfsnaam], een [korte omschrijving van het bedrijf]. Jouw taak: klanten helpen met vragen over [onderwerpen, bv bestellingen, openingsuren, producten]. Regels: - Antwoord altijd vriendelijk, kort en in het Nederlands (Vlaams). - Gebruik enkel de info uit deze kennisbank: [plak hier je FAQ of belangrijkste feiten]. - Weet je iets niet met zekerheid? Zeg dat eerlijk en bied aan om door te verwijzen naar een medewerker via [contactkanaal]. - Verzin nooit prijzen, termijnen of beloftes. - Bij een boze of verdrietige klant: toon begrip en escaleer naar een mens. Begin elk gesprek met een korte, warme begroeting.

Een klacht de-escaleren

Een boze klant wil vooral gehoord worden. Deze prompt schrijft een antwoord dat de temperatuur verlaagt in plaats van olie op het vuur te gooien.

Een klant stuurde deze klacht: [plak de exacte boodschap van de klant]. Context: - Wat er gebeurd is: [jouw kant van het verhaal] - Wat ik kan aanbieden: [oplossing, korting, excuses] Schrijf een antwoord dat: 1. Begint met oprecht begrip voor hun frustratie (zonder meteen schuld te bekennen als dat niet klopt). 2. Duidelijk maakt wat we concreet gaan doen. 3. Een menselijke toon houdt, geen standaardformulering. Nederlands, kalm en respectvol. Maximaal 150 woorden.

+ nog 5 onderdelen in de volledige PDF-gids — download hem gratis hiernaast.

Ook interessant

PlaybookVan slap profiel naar klantenmagneet8 frameworks + prompts om in een weekend een LinkedIn-profiel te bouwen dat klanten aantrekt.PlaybookHet 30-dagen social-media-systeem8 frameworks + prompts om in een avond een volledige maand social content te plannen en te schrijven.PlaybookAI in je spreadsheet Het complete playbook8 frameworks + prompts om met AI sneller te werken in Excel en Google Sheets, ook zonder formulekennis.PlaybookAI door je hele kantoor Mail, Excel, Word en presentaties8 frameworks + prompts voor mail, Word, Excel en presentaties. De dagelijkse kantoortaken sneller klaar.PlaybookContracten sneller nalezen met AI Rode vlaggen in minutenLaat AI contracten samenvatten en risico's opsporen, zodat je sneller weet waar je op moet letten.PlaybookStop met tool-hoppen Bouw een werkend AI-systeemVan overal wat proberen naar een vaste, werkende AI-workflow die je week na week tijd bespaart.